Beberapa Kesalahan dalam Menginput Data di Spreadsheet (Calc, Excel, G Sheet)

Pengolahan data dengan memanfaatkan aplikasi Spreadsheet milik Libre Office, Microsoft Office dan Google Sheet, akan dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi jika dilakukan dengan benar.
Utamanya data yang berbentuk data base ataupun data yang memuat kalkulasi atau perhitungan-perhitungan matematis.

Pernah suatu ketika teman yang sedang mengerjakan laporan keuangan saya temukan sedang kesusahan dalam melakukan pengolahan data. Hal tersebut terjadi akibat dari kesalahan dalam melakukan input data. Aplikasi yang seharusnya memudahkannya dalam mengolah laporan namun yang terjadi sebaliknya, menyusahkan dan menjadikan pekerjaan tidak produktif.

Oleh karena itu pada artikel kali ini saya coba menginformasikan kesalahan-kesalahan yang harus dihindari ketika melakukan input data dalam aplikasi Excel ataupun Calc dan Google Sheet.

Berikut ini kesalahan yang harus dihindari dalam penginputan data, khususnya data base

1. Menggunakan tanda "." mengetik ribuan.
Penggunaan tanda titik ("."), dalam menginput nominal untuk memberikan tanda ribuan, ratusan ribu, jutaan dan seterusnya, tidak perlu dilakukan dengan memberikan tanda titik secara manual cukup mengetikkan 10000 untuk sepuluh ribu, pengaturan tampilanya menjadi 10.000 dapat dilakukan dengan mengatur format Cell ke number, atau dengan Ctrl+1, kemudian pilih number

2. Menuliskan mata uang secara manual.
Hampir sama dengan mengetik nominal ribuan, penulisan mata uang juga tidak boleh secara manual dengan menginput di Cell Rp. 10.000, tetapi cukup menginput 10000, kemudian diatur dengan format currency, yaitu Ctrl+1 kemudian pilih currency dan pilih jenis mata uang Rupiah atau yang lainnya sesuai kebutuhan

3. Merge Cell untuk kebutuhan database.
Ketika mengolah data dalam bentuk data base, misalkan data siswa, data pegawai, data karyawan dan lain-lain, usahakan menghindari penggunaan merge Cell ( menggabungkan Cell) terkecuali data untuk kebutuhan cetak,  tidak untuk diolah lebih lanjut dalam aplikasi.

4. Mengetik tanggal tidak sesuai format.
Pengetikan tanggal juga sebaiknya Tidka meginput secara manual, misalkan untuk menginput 26 Januari 2020 kita cukup mengetikan 26/01/2020. Untuk menampilkan dalam format 26 Januari 2020 dapat di atur dari menu format Cell dengan Ctrl+1 pilih date, pilih sesuai format yang diinginkan.

5. Mengetik data yang diawali angka nol dengan format bilangan atau number.
Hal yang sering tidak disadari ketika melakukan pengolahan data yang diawali dengan angka nol, sebaiknya merubah format Cell menjadi text dengan Ctrl+1 dan pilih text, atau dengan meng-input tanda petik satu (') di depan angka nol. Kesalahan seperti ini sering terjadi ketika menginput nomor hanphone atau Nomo induk siswa.

Demikian kesalahan-kesalahan yang harus dihindari ketika melakukan penginputan data menggunakan aplikasi Spreadsheet. 

Jika penginputan yang dilakukan benar, maka akan mempermudah pengolahan data. Misalkan untuk menghitung usia kita dapat menggunakan formula DATEDIF dengan Cell referensi yang berisi tanggal, demikian juga kalkulasi yang lainnya.

Sekian artikel yang singkat ini, share jika bermanfaat.

Terima kasih.